Von Karina Gutheiss und Tobias Münsterberg

Das Thema CESOP ist mittlerweile auf der Management-Ebene deutscher Finanzinstitute angekommen. Wenige Tage vor Abgabefrist des 1. und 2. CESOP-Reportings am 31. Juli kämpfen viele Banken mit hausgemachten Problemen und der teils herausfordernden Interaktion mit dem Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Auf Basis der uns erreichenden Rückmeldungen und Erfahrungen aus der Finanzbranche geben wir hier einen Situationsbericht.

Vorab ist festzuhalten, dass viele Zahlungsdienstleister ihre ersten Meldepflichten im Rahmen der neuen EU-Richtlinie gegen Mehrwertsteuerbetrug formal bereits rechtzeitig erfüllt haben. Die hierzulande über die Massendatenschnittstelle „DIP“ (Digitaler Posteingang) beim BZSt einzureichenden Informationen werden anschließend in einer europäischen Datenbank, dem zentralen elektronischen Zahlungsinformationssystem (Central Electronic System of Payment Information – CESOP) gespeichert, aggregiert und mit anderen europäischen Datenbanken abgeglichen.

Bereits Ende April haben wir darauf hingewiesen, dass die Rückmeldungen der nationalen Steuerbehörden zum Lackmustest für die CESOP-Anwendungen der Zahlungsdienstleister werden. Genau das bewahrheitet sich jetzt: die meldepflichtigen Banken bekommen Fehler entlang der gesamten Prozesskette – von Datensammlung und -aggregation bis hin zur Übermittlung via „DIP“ – aufgezeigt.

Hier fünf ausgewählte Themenfelder, die bei den Projektteams aktuell für Kopfzerbrechen sorgen:

1. Unterschätzte Komplexität: Die Datengrundlage für das CESOP-Reporting speist sich gerade bei größeren Banken und Finanzgruppen aus zahlreichen Zuliefersystemen (u.a. Kreditkartenprozessoren, Giro- und Debitkarten, SEPA, TARGET2 und AZV). Insbesondere bei externen Akteuren haben die Institute keinen direkten Einfluss auf den Lieferzeitpunkt der Daten. So haben einige Kreditkartenprozessoren den notwendigen Input erst mit großer Verzögerung bereitstellen können. Zudem wurden aus den o.g. Systemen oftmals fachliche Daten nicht korrekt bereitgestellt.
2. Fehlerquelle API: CESOP ist ein Schnittstellen-Thema – von der Anbindung von Zuliefersystemen bis hin zur Dateneinreichung über die „DIP“-Schnittstelle des BZSt. Die Detailtiefe der Probleme lässt sich hier gut veranschaulichen. Vor Datenübermittlung wird mittels eines Hash-Verfahrens eine Prüfsumme ermittelt. Genau an diesem Punkt traten bei einigen Finanzinstituten Probleme auf, woraufhin keine Daten-Signatur erstellt werden konnte.
3. Fehlender Überblick: Aus vorgenannten Datenqualitätsproblemen und der schieren Menge an zu verarbeitenden Informationen ergibt sich klar die Notwendigkeit eines zentralen, bankinternen Interface, das eine vorherige Überprüfung der beim BZSt einzureichenden Datensätze erlaubt. Einige Finanzinstitute agieren jedoch noch ohne diesen Überblick. Im Ergebnis müssen riesige Datenmengen rückwirkend mehrfach korrigiert werden; notwendige Löschmeldungen können nur mit großem Aufwand erzeugt werden, u.v.m. Nach unserer Beobachtung sind gerade größere Banken mit auf MS Access basierenden Eigenlösungen nicht zukunftssicher aufgestellt. Der CESOP Compliance Service von DPS kann hier mit seinem übersichtlichen Dashboard Abhilfe schaffen.
4. Sonderfälle und CESOP-Änderungen treiben Aufwand: In Produktion identifizieren die Projektteams gerade außerhalb der „SEPA-Welt“ immer wieder herausfordernde Datenkonstellationen, die teils händisch angepasst werden müssen. Genannt werden etwa Probleme bei der Landermittlung und besondere Geschäftsvorfälle, die nicht eindeutig ausgewertet werden können. Parallel wächst die Erkenntnis, dass es mittelfristig immer wieder regulatorische Anpassungen bei CESOP und Änderungen bei den Liefersystemen geben wird. Im Ergebnis dürften die Banken mit wiederkehrenden Kosten konfrontiert sein, welche sich insbesondere aus manuellen bzw. halbautomatischen Tätigkeiten ergeben.
5. Bankkunden fordern Informationen zur CESOP-Meldung: Mittlerweile erreichen die Institute erste Nachfragen ihrer Kunden zu einer etwaigen Meldung an die Steuerbehörden. Diese Auswertungsmöglichkeit wurde bei einigen CESOP-Anwendungen schlichtweg vergessen, so unsere Beobachtung.

Zugleich ist festzustellen, dass CESOP auch für die nationalen Steuerbehörden Neuland ist. Reaktionszeit und Qualität der Rückmeldungen seitens des BZSt lassen deutliches Optimierungspotenzial erkennen. Meldepflichtige Akteure verweisen insbesondere auf die herausfordernde Kommunikation mit der Behörde. Es fehlte ein „direkter Draht“ zum BZSt, heißt es bei einigen Zahlungsdienstleistern.

Die hier geschilderten Erkenntnisse von CESOP „in Produktion“ verdeutlichen, dass die steuerlichen Meldepflichten einen hohen Lästigkeitswert mit fehlendem be­triebswirtschaftlichem Mehrwert vereinen. Letztlich werden Zahlungsdienstleister verpflichtet, die Arbeit der Steuerbehörden auf eigene Kosten zu unterstützen. Es ist daher nachvollziehbar, dass die bei der Erfüllung der Verpflichtungen entstehenden Aufwände so gering wie möglich gehalten werden sollen.

Die Ergebnisse der ersten CESOP-Meldungen dürften hier in einigen Fällen zu einer Neubewertung führen. Der manuelle Aufwand und die dadurch gebundenen personellen Ressourcen sind deutlich höher als vermutet.

Wiederkehrende Aufwände gegen Null reduzieren

Mit unserem – als SaaS oder on-premise verfügbaren – CESOP Compliance Service können Banken diese wiederkehrenden Aufwände gegen Null reduzieren. Kernstück der Software-Lösung ist ein übersichtliches Dashboard, das den Status des CESOP Reports sowie die damit verbundenen Arbeitsschritte intuitiv darstellt; einen Überblick zum Import-Status inkl. maschineller Prüfung auf Doppelverarbeitungen und Korrekturoption gibt; die einfache Verwaltung der Zahlungsempfänger und die manuelle Bearbeitung von Rechtssubjekten erlaubt; zugleich das Monitoring aller CESOP-Reports sowie die Möglichkeit zur Korrektur von Meldungen bietet.